We verdienen mogelijk affiliate commissies voor aanbevolen producten. Meer informatie.

CRM staat voor Customer Relationship Management. Een CRM-systeem helpt je hierbij. In deze startersgids geef ik je alle handvatten die je nodig hebt om een CRM-systeem van de start in te gaan gebruiken.

Ook leg ik je uit hoe je het business development proces kan standaardiseren en optimaliseren met behulp van een CRM-systeem.

Dit stuk is relevant voor startende bedrijven of ZZP'ers zonder grote business development afdeling, maar ook voor gevestigde organisaties die de business afdeling willen vernieuwen of optimaliseren.

In dit artikel krijg je antwoord op de volgende vragen:

Waarom wil je je business development structureren met een CRM-systeem?
Welk CRM-systeem past bij mij?
6 eenvoudige stappen om ieder CRM-systeem mee in te richten
Hoe zorg je dat het gebruik van het CRM-systeem een succes wordt?

Waarom wil je business development structureren met een CRM-systeem?

In de meeste gevallen moet een bedrijf een dienst of product verkopen om de motor van het bedrijf te laten draaien. Doordat de motor draait, kan je organisatie winst maken en/of investeren in groei.

Zorg voor een basis (Product-Market Fit)

Het is van belang dat je producten en diensten rendabel zijn voordat je het proces gaat opschalen. Je hebt een zogenaamde “product-market fit” nodig: de mate waarin jouw aanbod echt waarde toevoegt aan de markt.

Heb je die match nog niet? Focus daar dan eerst op. Ga je businessdevelopment structureren bij een gebrekkige product-market fit, dan is het alsof je een lekke emmer gaat vullen met een grotere waterslang: het helpt misschien even, maar er gaat ontzettend veel verloren.

Business development als een proces

De moderne business developer verricht honderden taken per week: mailen, bellen, voorstellen uitwerken en opvolgen. Zonder goed raamwerk is het risico enorm dat je kansen mist. Contacten worden vergeten, men is niet op de hoogte van eerdere gesprekken, of er wordt op het verkeerde moment een voorstel gedaan.

Onderzoek wijst uit dat een groot deel van de leads niet optimaal wordt opgevolgd door problemen met de timing of een slechte overdracht tussen marketing en sales.

Meer kansen en meer grip door een goede structuur

Veel bedrijven werken nog met rommelige Excel-lijsten of losse mailtjes. Op die manier is het onmogelijk om overzicht te houden, zeker wanneer iemand ziek wordt of uit dienst gaat.

Je wilt je businessdevelopment structureren om op een uniforme manier relaties op te bouwen en uit te breiden. Dit levert je direct voordelen op:

Hogere activiteit. Je kunt simpelweg meer doen in minder tijd.
Betere voorspelbaarheid. Je krijgt heldere handvatten voor groei- en omzetverwachtingen.
Inzicht in rendement. Je ziet precies welk marketing- of saleskanaal daadwerkelijk geld oplevert.
Gerichte training. Je kunt de effectiviteit van je team duiden en gericht bijsturen.
Klantfocus. Je blijft op de radar bij potentiële klanten die nu nog niet klaar zijn om te kopen, maar dat in de toekomst wel zijn.

Vanaf nu ga je jouw markt écht helpen en samenwerken met je klanten, in plaats van alleen maar “iets verkopen.”

Welk CRM-systeem past bij mij? Maak een weloverwogen keuze

Voordat je gaat beginnen met een CRM-systeem wil je er zeker van zijn dat je een CRM-systeem kiest dat bij jouw behoefte past op lange termijn. Maar hoe doe je dat?

In principe kennen alle CRM-systemen min of meer dezelfde basis. Je kan contacten, organisaties en leads of mogelijke opdrachten registreren. Bij elk van deze elementen kan je notities plaatsen, bestanden uploaden of taken meegeven.

De grote namen: Hubspot, ZOHO, Salesforce en Pipedrive

Er zijn een aantal grote, generieke CRM-systemen op de markt. Deze verschillen met name in het soort integraties, de mate van ondersteuning en de prijsstelling.

HubSpot. Staat bekend om zijn sterke focus op automatische marketing en gebruiksvriendelijke AI-tools.
Salesforce. De wereldwijde marktleider die uitblinkt in complexe integraties en schaalbaarheid voor grote teams.
Pipedrive. Ideaal voor sales-georiënteerde teams die een visuele en simpele weergave van hun pijplijn willen.
Zoho CRM. Een zeer compleet systeem dat onderdeel is van een gigantisch ecosysteem aan zakelijke apps.

Sectorspecifieke oplossingen

Verder heb je nog een reeks aan sectorspecifieke CRM systemen. Denk aan systemen voor makelaars, ziekenhuizen, autodealers en dergelijke.

Vaak hebben deze systemen een soort standaard setup die enigszins is geconfigureerd voor de desbetreffende sector. In sommige sectoren met specifieke eisen kan het ervoor helpen dat je conform de wet- en regelgeving opereert (denk bijvoorbeeld aan zorgdata).

Jouw CRM kiezen

Tenzij je met zeer strikte regelgeving te maken hebt of hele specifieke databronnen moet integreren, raad ik je aan om bij de grote leveranciers een proefperiode aan te gaan. Pak dit artikel erbij en ga er een middagje voor zitten. Je merkt vaak al snel welk systeem je het beste gevoel geeft.

Ik heb door de jaren heen met diverse grote partijen gewerkt, van Zoho en Pipedrive tot Salesforce, HubSpot en Teamleader. Elk systeem heeft zijn eigen ‘smaak', handigheden en ideale context.

Je kunt het vergelijken met grote automerken: ze maken allemaal goed functionerende, veilige en comfortabele auto's die doen wat ze moeten doen. Welke je kiest, hangt af van wat jij belangrijk, mooi en handig vindt. Het is voor een groot deel een kwestie van smaak, maar kijk ook goed naar je bedrijfsfase. Pipedrive is bijvoorbeeld fantastisch voor zzp'ers en kleine groepen, terwijl Salesforce zich meer richt op grotere organisaties die veel maatwerk nodig hebben.

6 simpele stappen om ieder CRM-systeem mee in te richten

Dit hoofdstuk gaat over het slim inrichten van je CRM-systeem vanaf het begin. Welke informatie neem je op in het systeem en waarom? Welke werkafspraken leg je vast en hoe zorg je dat ze opgevolgd worden? Noem het de bouwtekening.

CRM systemen hebben vaak veel mogelijkheden. Dat brengt het risico met zich mee dat je gaat focus verliest en te veel wil gaan bijhouden.

Daarom heb ik 6 eenvoudige stappen uitgewerkt die je kan gebruiken om van 0 naar 1 te gaan en te beginnen jouw business development te structureren met een CRM-systeem.

Stap 1 – Bepaal de Pipeline en verschillende kanalen

Hoe wordt een lead een klant? Teken de klantreis (customer journey) uit en kijk of deze verschilt voor verschillende klantgroepen, producten of marketingkanalen.

Voordat de salespipeline start, moet de lead natuurlijk worden aangebracht. Dat kan op allerlei manieren: van LinkedIn-berichten tot mensen die zich inschrijven voor je nieuwsbrief.

In 2026 wil je dat deze instroom volledig geautomatiseerd is. Een nieuwsbrief-inschrijver is nog geen lead, maar wel van grote waarde. Zorg dat je CRM deze contacten automatisch herkent en via AI-triggers direct in de juiste “voor-fase” van je systeem plaatst. Door dit vooraf uit te tekenen, begrijp je precies welke fasen een prospect moet doorlopen voordat er een deal gesloten wordt.

Stap 2 – Bepaal welke informatie je per klant, deal en organisatie gaat bijhouden

Het is verleidelijk om alles te registreren wat je weet, maar CRM-systemen hebben een overweldigende lading velden. Bepaal welke informatie écht noodzakelijk is om je (potentiële) klanten goed te managen. Doe je dit niet, dan ga je waarschijnlijk ten onder aan de registratielast en het onderhoud.

In plaats van handmatig gegevens over te typen van LinkedIn of e-mailfooters, laat je moderne AI-tools dit werk doen. De structuur moet echter wel staan. De belangrijkste velden die je wilt inrichten zijn:

Contactpersonen & Organisatie:

Voornaam, achternaam en e-mailadres.
Functietitel. Neem de daadwerkelijke titel over (bijv. van LinkedIn).
Functieniveau & Functiedomein. Dit is cruciaal. Je wilt kunnen filteren op “directielid” of “inkoopmanager” in plaats van te verdrinken in honderden verschillende titels die min of meer hetzelfde betekenen. Zo kun je later gericht specifieke groepen benaderen.
Fase van de relatie. Dit is een “minipipeline” die aangeeft hoe diep de relatie is.

Ik onderscheid zelf de volgende fasen voor contacten:

Nieuw contact
Koud
Warm
Klant
Advocate: Een klant die voor je pleit en je actief aanbeveelt bij anderen.
POI (Person Of Interest): Mensen die belangrijk zijn voor je netwerk maar geen klant worden, zoals journalisten of experts in jouw sector.

Deals of leads: De minimale informatie die je nodig hebt bij een deal is:

Gekoppelde contactpersonen en organisatie.
Beoogd bedrag. Aan het begin is dit vaak ‘koffiedik kijken'. Vul gerust 0 euro in zolang je het niet weet; AI-voorspellingen helpen je later om dit bedrag te verfijnen.
Omzettype / Producttype. Dit geeft je na een paar maanden inzicht in welke producten het beste lopen.
Fase in de salespipeline.

Onthoud: Veel gegevens bijhouden betekent veel onderhoud. In het begin weegt een rommelig systeem veel zwaarder dan de meerwaarde van een tweede telefoonnummer of een profielfoto. Focus op de basis.

Stap 3 – Leg de spelregels vast

Het belangrijkste bij het goed gebruiken van een CRM-systeem is consistentie. Een CRM biedt een krachtige omgeving om businessdevelopment en accountmanagement te structureren, maar het gaat niet vanzelf. Zorg daarom voor duidelijke spelregels.

Maak afspraken met de gebruikers over de volgende onderwerpen:

Wanneer mag een deal of contact naar een volgende fase?
Met welke intervallen plan je contactmomenten in?
Hoe worden verslagen van contactmomenten verwerkt?

Tips en best practices:

Houd vast aan de pipeline. Wijk niet af van de fasen die je in stap 1 hebt bepaald.
Winkans is niet lineair. Begin bij een nieuwe deal met een bescheiden winkans en laat deze oplopen naarmate de deal vordert. Dezer dagen zal je CRM op basis van historische data steeds vaker een “Predictive Score” geven; gebruik dit als leidraad, maar blijf zelf nadenken.
AI-notities. Je hoeft tegenwoordig geen lappen tekst meer te schrijven. Zorg dat je CRM gesprekken en mails automatisch samenvat tot 3-4 kernzinnen. Jouw taak is enkel het controleren en accorderen van deze samenvatting, zodat het voor een collega ook begrijpbaar blijft.
Elke deal een actie. Zorg dat elke deal en elk belangrijk contactpersoon altijd een “taak” of “volgende stap” heeft. Moderne systemen kunnen deze taken inmiddels proactief suggereren (Next-Best-Action), zodat je nooit van de radar verdwijnt.

Stap 4 – Koppel je CRM-systeem aan je echt belangrijke tools en systemen

Elk CRM-systeem zit vol met integratiemogelijkheden. In het begin is mijn advies: negeer 90% van deze toeters en bellen. Je wilt het klein en overzichtelijk houden. Het is verleidelijk om direct je projectmanagementtool, boekhoudpakket en alle marketingapps te koppelen, maar begin bij de basis.

De essentiële start-koppeling: de enige integratie die vanaf dag één onmisbaar is, is je e-mail en kalender. Waar we vroeger nog wel eens met een BCC-adres werkten om mails in het CRM te krijgen, koppelen we nu de volledige mailbox (met slimme privacy-filters). Dit bespaart enorm veel tijd: je gesprekken staan direct bij de juiste persoon en de AI kan je helpen herinneren aan afspraken die je in je mail hebt gemaakt.

Zodra de basisstructuur na een paar maanden goed staat en je team gewend is aan het systeem, kun je verder kijken naar uitbreidingen zoals Zapier of koppelingen met je facturatieprogramma.

Stap 5 – Vul alle bekende gegevens in het CRM-systeem

Je CRM-systeem is nu technisch klaar voor gebruik. De volgende stap is het vullen van het systeem met je relevante contacten. Zet iedereen erin die belangrijk kan zijn voor je omzet of je netwerk (denk terug aan de POI’s en Advocates uit stap 2).

Hoe verzamel je deze informatie? Dezer dagen hoef je niet meer urenlang handmatig je mailbox door te spitten. Gebruik de ingebouwde AI-importfuncties van je CRM om je e-mailgeschiedenis, kalender en LinkedIn-connecties te scannen. Het systeem herkent vaak automatisch wie je meest actieve contacten zijn.

Toch is een menselijke blik essentieel:

Loop je lijst door en activeer contacten die je uit het oog bent verloren.
Voeg alle lopende mogelijkheden direct toe aan je pipeline als deal of opportunity.
Noteer kort de aanleiding voor de huidige fase van de deal, zodat je direct weet waar je moet instappen.

Stap 6 – Voeg gebruikers toe en bepaal hun rechten

Jij als projectleider wilt in eerste instantie de regie houden. Het is daarom belangrijk om ook eerst een bepaalde periode zelf te proefdraaien. Wanneer alles klopt en je geen zaken mist of rommelig ziet worden is het zaak dat je andere mensen gaat uitnodigen en hen de juiste rechten geeft.

Rollen en rechten: Bepaal per persoon wat de rol is en welke data zij mogen inzien. In 2026 is dit niet alleen belangrijk voor het overzicht, maar ook voor de privacy-wetgeving (AVG/GDPR).

Een klantenservicemedewerker hoeft vaak niet alle financiële details van deals te zien, maar moet wel notities kunnen maken bij een contactpersoon.
Een accountmanager ziet idealiter zijn eigen accounts om de focus te behouden, terwijl een salesmanager het overzicht over de hele pipeline heeft.

Succes vieren: een strak rechtenbeleid voorkomt dat mensen zich verliezen in data die niet voor hen relevant is. Dit betekent echter niet dat je successen moet verbergen. Gebruik je CRM-dashboards om tijdens wekelijkse meetings successen te delen en gezonde competitie te stimuleren. Welke transparantie hierbij past, hangt af van jouw organisatiecultuur. Onthoud: het is makkelijker om rechten later uit te breiden dan om ze in te perken.

Hoe zorg je dat het gebruik van het CRM-systeem een succes wordt?

Top! Je hebt het CRM-systeem helemaal ingericht en je kan beginnen. Hoe zorg je ervoor dat het gebruikt wordt zoals verwacht en het niet een stille of rommelige dood sterft zoals vele implementaties?

Een CRM-systeem geeft jou en je team een prachtig handvat. Gebruikt niet iedereen het CRM-systeem zoals bedoelt of beoogd dan heb je er meteen een stuk minder aan. Hoe zorg je nu voor een goed gebruikt CRM-systeem?

Hier volgen een paar tips:

Start klein en behapbaar. Zoals de stappen hierboven al suggereren: begin met de kern. Voorkom dat gebruikers verdrinken in een overvloed aan taken en registraties. Geef ze de tijd om te wennen aan hun nieuwe digitale assistent.
Richt een wekelijkse meeting in. In het begin is een wekelijks ritme heilig. Loop met alle gebruikers door de belangrijkste accounts en deals. Gebruik de dashboards van je CRM als leidraad voor de meeting. Bespreek niet alleen de cijfers, maar ook wat wel en niet werkt in het systeem zelf.
De gouden regel: Altijd een volgende stap. Zorg dat elk contact en elke deal altijd een actieve taak of activiteit heeft. Dit is de rode draad. Geen taak betekent dat een relatie stilvalt. Als admin kun je hierop sturen, zodat de pijplijn altijd in beweging blijft.
Wijs een eindverantwoordelijke aan. Een CRM-systeem heeft een ‘eigenaar' nodig. Iemand die de datakwaliteit bewaakt en vragen van gebruikers beantwoordt. Zodra de verantwoordelijkheid versnippert, wordt het systeem rommelig.
Zorg voor draagvlak bij het management. Als de directie niet gelooft in het CRM, zal het team dat ook niet doen. Wanneer het management het systeem gebruikt voor hun eigen rapportages en besluitvorming, wordt het gebruik voor de rest van de organisatie vanzelfsprekend.
Investeer in je systeem (betaal ervoor). Hoewel er prima gratis ‘freemium' versies zijn, raad ik je aan om na de testfase over te stappen op een betaald abonnement. Wanneer een organisatie betaalt voor software, voelt men een grotere verantwoordelijkheid om het maximale eruit te halen. De vrijblijvendheid verdwijnt, en dat is precies wat je nodig hebt voor een succesvolle adoptie.

Uiteindelijk, wanneer je de bovenstaande stappen volgt, heb je grote kans dat je jouw business development behoorlijk om kan gaan verbeteren. Je kan sneller en gerichter nieuwe kansen oppakken en je kan georganiseerd je bestaande klanten in de buurt houden. Ook biedt een goed ingericht CRM-systeem een fantastische mogelijkheid om gericht het business development proces te verbeteren. Of je nu een ZZP’er bent, startup of gevestigd bedrijf dat de commerciële kant van het bedrijf wil optimaliseren.